こんにちはスタジオ728秋葉原店のもりやです。
今回は、就職活動で多くの人が頭を悩ませている就活メールの作法についてのお話です。
社会人にとってはメールは必須ツール
LINEを使ったやり取りが主流になっているいま、ちょっと前まではガラケーのEメールでやり取りしてたんだよ、なんて言ったらもう即おっさん認定でしょうか…。
それはさておき、ビジネスの世界ではメールの使い方一つでその人の評価が決まると言っても過言ではありません。外部の取引先との商談や社内の通達など、毎日多くのメールを処理しなければなりません。
そのため、採用担当者は応募者のメールスキルを細かくチェックしています。
クロヤギさんたら読まずに捨てた！？
就活の失敗談で意外と多いのが、面接日程のお知らせや採用通知を見ないで捨ててしまったというものです。受信フォルダがDMなどでゴチャゴチャだったり、迷惑メールフォルダに入ってしまっていたりと、大事なメールをきちんと管理できていない人は要注意です。
企業の方針にもよりますが、2～3日返信が無い場合には選考辞退とみなされてしまいます。就活では、受信設定を全受信にして、1日３回以上はメールをチェックするよう心がけましょう。
就活で使ってよいメールサービスは？
メールサービスはGoogleやYahoo！・iCloud等で問題ありません。逆に大学サーバーのメールは避けましょう。企業ドメインのアドレスが弾かれる、容量が小さい、自宅や外出先で閲覧できないなどデメリットが多いからです。携帯電話会社のキャリアメールアドレスも同様の理由で避けたほうが良いです。
就活を始めるにあったっては新しくメールアドレスを取得する事をお勧めします。就活専用に使う事で余計なDM等で大事なメールが埋もれなくて済みます。
基本的な機能
「TO」メールの宛先。
「CC」部署の上司などメールを共有する人に付けます。相手方にもアドレスが表示されます。
「BCC」CCと同じ使い方ですが、相手方にはアドレスが表示されません。
「件名」用件が一目でわかるように簡潔につけましょう。無件名はNGです。
「添付」画像や文書などのデータを送る事ができますが、データ容量が大きい場合は「宅ふぁいる便」など、別のツールを使いましょう。
「フォルダ振り分け」やり取りの多い相手はアドレスを専用フォルダに振り分けておくと見やすくて便利です。
基本的な言葉づかい
「御社（おんしゃ）」
対外的なメールでは御社を使いましょう。企業の担当者は弊社（へいしゃ）を使います。
「○○株式会社 人事部○○課 採用担当 ○○様」
担当者の名前が分かっている場合は苗字+様としましょう。「殿」はNGです。
「お世話になっております。○○と申します。」
「ご多用の所、大変恐縮ですが～／お手数おかけしますが～」
「何卒よろしくお願いいたします。」
話し言葉としては少々堅すぎますが、メールの文面では常に相手のお時間を頂いているという意識をもちましょう。話し言葉や一言送信などは絶対にNGです。
また、センテンスは短くする、改行するなど、見みやすく簡潔な文章を意識しましょう。
まとめ
今回ご案内した内容は一般的なルールですが、会社によっては独自のルールで運用している所もありますので、臨機応変に使っていきましょう。
また、メールの返信はなるべくその日の内、業務時間中に送るように心がけましょう。
秋葉原店 もりや