3時間くらいの1Dayインターンでもお礼状を書くべき?

top

「お礼状」は、どんな時に書くと思いますか?

ビジネスシーンだと、新規契約が成立したときに取引先へのお礼状や、忙しい中で面会の時間をいただいたとき…
他に、退職する方宛(上司なのか?先輩なのか?)や、退職に伴って取引先へのお礼状など
社会人はあらゆる場面で【感謝】を伝えます。

Wikipediaには以下のように説明されています。

礼状は人付き合いを円滑にする目的で、謝意を述べる際に出す手紙である。自分が相手方から祝儀・不祝儀・贈り物を受け取ったときや、就職内定を通知されたとき、忙しい中面会に時間をとらせたとき、自身が主催する冠婚葬祭に相手方が参列するときなど、礼状を出す場面は多岐に渡る。

電話での挨拶は略式とされ、葉書や封書に書かれた礼状で謝意を表すのがより敬意を表す。また、謝意を表したい事象が起きてから、なるべく早く礼状を送付する。これは、遅延した場合に受け手の印象が悪いと考えられるからである。

引用元:礼状

学生の方で企業と密に接する機会があるのは「インターンシップ」が大多数でしょう。
多くの学生はインターンシップ後にお礼状を企業の方へ送っていると思いますが、1Dayや数時間のインターンだったとき
お礼状はどうしてますか?送り方はメール?それとも便箋?
今回はそんな疑問にお答えしていきます!


インターンでのお礼状は出した方がいいの?

そもそもインターンでお礼状はいるの?と思われる方もいるでしょう。
結論から言えば、お礼状は出した方が良いです。
上の前置きに書いたようにWikipediaでは“礼状は人付き合いを円滑にする目的で、謝意を述べる際に出す手紙である。”とあります。
この意味ももちろんありますが、インターンシップを開催するにあたって企業側は多くの社員やコスト、時間を掛けています。
人を雇うのも、タダではないということですね。

そんなインターンシップの場をわざわざ設けていただいているので、そこに対する感謝の気持ちを伝えて損はないですよね。
ただ単純に、あなたが相手の立場に立った時に、あなたはどう思うでしょう?
「出した方が良い」「出さなくても良い」ではなく、社会で生きていくうえでの「マナー」だということです。

なので、短時間や長期間というのは関係なくお礼状は出した方が良いでしょう。

お礼状がないとどうなるの?

お礼状の有無が、採用の可否に関わることはありません。
しかし、他の参加者がお礼状を出していたとして、あなただけお礼状を出していないとしたら?
自分では感謝の気持ちがあったとしても、相手側には礼儀がないのかと思われかねません。
そうするとマイナスの印象からスタートしますから、他の就活生より不利な立場になってしまいます。
それを回避するためにもお礼状は必須です。入社を強く希望する会社であればあるほど、お礼状の優先度は高くなります。

お礼状はメール?それとも便箋?

デジタル時代に便箋を書く方は、そう多くはないでしょう。メールやSNSの方が馴染みがありますよね。
しかし、一般的なビジネスマナーは便箋の方が丁寧な手段と言えます。

メールがダメというわけではなく、便箋を使って自分で書く作業が必要になるのでより丁寧な印象を与えやすい、というだけです。
実際のところ、メールでお礼状を送る就活生も多いでしょう。

可能であれば、メールと便箋両方を送るとかなり良い印象を与えられそうですね。
あなたの熱意は伝わりますし、名前を覚えてもらえるかもしれません。
もちろん内容は少し変えましょう。

お礼状を出したいけど、いつ出せばいいの?

お礼状を出すタイミングに明確なルールはありません。
しかし出来るだけ早いうちに出すのがベスト。
メールであれば、当日中。手書きであれば、翌日に出すのが理想的です。
あらかじめ下書きを作っておくとスピーディに送ることが出来ます。
例えば、定型的なところ(挨拶分など)は作っておいて、感想を書きたいところは空けておくと良いですね。

お礼状の内容・書き方は?

初めてお礼状を書くという方もいらっしゃると思うので、簡単な文章の構成を書いておきます。
まず、便箋は前文・主文・末文・後付の4つのブロックから構成されています。

前文 頭語・時候の挨拶
主文 本文
末文 結びの挨拶・結語
後付 日付・署名・宛名(担当者の名前)

このように分けて見るとわかりやすいんじゃないでしょうか?

頭語とは「拝啓」「啓上」など
結語とは「敬具」「拝具」などのことです。

ビジネスシーンだと、頭語は「拝啓」結語に「敬具」が用いられることが多いので、参考にしてください。

頭語の次の行に時候の挨拶を書きます。本来、季節によって内容が変わってきますが
ビジネスシーンでは「貴社におかれましてはますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。」というようなものが一般的です。
他に「貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」などがあります。

いよいよ本文に入ります。まずインターンシップに参加させて頂いた感謝を伝えましょう。
そのあとにインターンシップの感想や感じたこと、学んだこと、成長できた点を書きましょう。
必ず、自分自身の言葉で書きましょう。インターンシップ後すぐに感じたことをメモしておくと、お礼状を書く際に役立ちます。
どこかのサイトや本から引用したものと、自分が感じたことはイコールではありません。
なによりも自分自身の言葉で書くというのが大切です。

本文が書けたら、結びの挨拶を書きます。
内容は繁栄や活躍を祈る言葉が望ましいです。
例えば…
「末筆ではございますが、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。」
「一層のご活躍を祈念致しております。」
などなど。

そして次の行に結語を書きます。
頭語に「拝啓」を書いた場合は結語には「敬具」と書きましょう。
頭語と結語は基本的にセットで使うので、拝啓と敬具はセットで覚えておくといいでしょう。

後付では日付、署名、担当者の名前を書きます。
まず日付はお礼状を書いている時の日付ではなく、お礼状を出す日付を書きましょう。
また、縦書きで書く際は漢数字(一、二、三…)。横書きであれば算用数字(1,2,3…)で書くのが無難です。

署名は自分の名前と大学名・学年・学部を書きます。

宛名には担当者の名前を書きますが、お名前だけでなく会社名、部署名、役職を書きましょう。その後にお名前を書きます。

いよいよ封筒へ!注意点はある?

封筒に入れる前に一番気をつけたいのは、誤字・脱字がないか?再度確認しましょう。
もし間違いがあれば二重線で訂正したり修正液・修正テープを使わずに、必ず新しい紙に書き直してください。

便箋で書いた場合の封筒への入れ方ですが、封筒に入れるときは三つ折りが基本です。

三つ折りの図解

封筒に入れる時は拝啓の言葉が上、便箋の上部が右側に来るように入れてください。

三つ折りした便箋の封筒への入れ方図解

封筒に入れたら、封をします。
セロハンテープやマスキングテープではなく、糊を使いましょう。
その上に〆の文字を書いておきます。

最後に宛名を書きます。
いくつか注意点があるので、カンタンにまとめます。

 表面  ①企業の住所と企業名の高さを揃える
②住所は省略しない。番地やビル名も書く
③宛名は担当者名だけでなく、会社名・部署名・役職名も書く
④左側に赤文字で"お礼状在中"と書く
 裏面  ①自分の住所も省略せずに書く
②自分の住所は、中央線より右側に。名前は中央線より左側に書く
以上が注意点です。せっかく書くお礼状なので、最後まで気を抜かずに投函しましょう!

お礼状でしっかり感謝を伝えよう!

ここまで読んで頂ければ、問題なくお礼状が書けるハズです。
あなたにしか書けないお礼状で感謝を伝えましょう!

スタジオ728では、インターンシップ応募用や就活用の証明写真の撮影をしています。
ご利用の際は下記のバナーよりご予約をお待ちしております!