社会人になる前にもう一度チェック!ビジネスメールの基本をまとめてみた

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こんにちはスタジオ728西新店です。

春は夢と希望そして・・・・不安の季節でもありますね。
新社会人の皆さまは仕事についていけるのか、など心配なことも沢山あるかと思います。
新しい環境に不安を抱くことは当然だと思いますよ。
睡眠時間を充分とって心身ともにリラックスしていきましょう。

入社1年目は分からないことがあって当然です。
今回は少しでも仕事の不安解消になればと思い
以外と知らない基本ビジネスメ-ルを取り上げました。

それではよろしくおねがいします!


★ビジネスメ-ルでは一番に相手のことを考えましょう★

【件名】

ビジネスメ-ルでは件名で内容が分かるように本文の要約をしましょう。

沢山のメ-ルの中に埋もれ、忙しい時に読み忘れらてしまう事がないように工夫しましょう。

例えば、【4/23(月)午前11時から新商品説明の件】

件名の頭に【重要】・【緊急】・【情報】などを付ける事も効果的です。

【宛名】 

「社名+部署名+名前+様(敬称)」の順番で書きましょう。

株式会社を(株)と省略するのは相手の会社に失礼です。

正式名称を書くことがマナ-です。

企業、部署あてに書くときの敬称は御中を使います。

複数の人に同じメ-ルを出すときには「各位」を使います。

会社名はとても難しく誤字脱字に注意しましょう。

キャノン × → キヤノン ○

【書き出し】

■フレ-ズ

・いつもお世話になっております。

・ご無沙汰しております。

・はじめてご連絡いたします。

・お疲れ様です。

【名乗り】

差出人を見ればだれだかわかりますが、ビジネスメ-ルでは

名乗りはビジネスマナ―では大事なことです。

どこの誰だか相手にわかるようにすることが大切です。

(例)株式会社○○○ ○○部 ○○です。

【要旨】

件名の連携でメールを書いた主旨を伝えましょう。

一行読めば内容が把握できる様に簡潔に書きましょう。

【本文】

相手が読みやすい文章を心がけましょう。

また、段落と空白を使いましょう。

相手が情報を理解しやすいよう、簡潔に書く事を心がけましょう。

【結びの言葉】

■フレ-ズ

・よろしくお願いします

・お手数ですが、ご検討ください

 ・まずはお礼まで
・取り急ぎ、ご報告まで

本文の内容に対して言葉を使い分けましょう

★常套句を活用しましょう。

【署名】

基本的な情報を書きましょう。

・会社、部署名

・氏名

・メールアドレス

・住所

・TEL/FAX

・ホームページ

※プラスアルファの情報や罫線のアレンジなどの工夫もポイントです。

【添付ファイル】

添付ファイルのサイズは最大でも3MB以下で送りましょう。

出来ることなら2MB以下が望ましいと思います。

それでもファイルサイズが大きくなる場合は圧縮(zip)して送りましょう。

または、ファイルストレ-ジサ-ビスを利用するなどしましょう。

その際は、セキュリティ面に注意が必要なためパスワ-ド設定をおすすめします。


最後に

メ-ルを受け取った相手に好感がもって頂けるように、

ちょっとした気遣いや言葉の使い方が大事になります。

丁寧な言い回し、感謝の言葉など入れて好感度を上げましょう!

送る前に誤字脱字をチェックして、もう一度読み返しをしてから

送信ボタンを押しましょう。

どうでしたか?不安解消にはまだまだ程遠いと思いますが、微力ながらも

お役に立てれば幸いです。